Come scrivere una e-mail

Come scrivere una e-mail

Alcune utili indicazioni per scrivere correttamente una e-mail.

Scrivere una e-mail non è per niente semplice: la tastiera, infatti, ci permette di digitare le nostre parole molto rapidamente ma, nello stesso tempo, favorisce la proliferazione di errori e cattive abitudini.
Analizziamo, dunque, gli elementi principali da tenere in considerazione durante la scrittura di un messaggio di posta elettronica, cercando di evidenziarne eventuali criticità e possibili miglioramenti.

Destinatario
Una e-mail deve essere inviata solo al destinatario effettivo del messaggio: è necessario, pertanto, individuare sempre con attenzione la persona a cui indirizzarla.

E’ possibile, ovviamente, anche l’invio per conoscenza, ma deve essere limitato solo ai casi necessari.
Le catene di S.Antonio e le e-mail con liste di indirizzi chilometriche sono totalmente inutili e causano soltanto spreco di risorse.

Utilizzando opportunamente la barra degli indirizzi del nostro client di posta, abbiamo la possibilità di
distinguere diverse tipologie di destinatari, ciascuno con un ruolo diverso:

Su “A” si indica il destinatario principale del messaggio, colui che deve agire ed è responsabile della risposta.  Se il destinatario è multiplo, bisogna specificare le azioni che ciascuno deve compiere, per evitare sovrapposizioni.

Su “Cc” si indica il destinatario che riceve il messaggio per conoscenza, colui cioè che non deve agire ma deve solo essere informato.

Su “Ccn” si indica il destinatario nascosto: questa opzione va utilizzata solo nel caso in ci siano più destinatari e si desidera che ciascuno non sia visibile agli altri.

Oggetto
L’oggetto spesso influisce sul desiderio di leggere una e-mail ed è un po’ come il titolo di un libro: la strategia migliore è quella di utilizzare poche parole chiare ed esplicative.

Più precisamente, l’oggetto della e-mail dovrebbe essere:

  • Breve: per essere immediatamente leggibile.
  • Sintetico: per descrivere in pochi caratteri il contenuto del messaggio.
  • Univoco: per evitare di essere confuso con quelli di altre e-mail.
  • Facilmente archiviabile: per consentire una rapida rintracciabilità.
  • Accattivante: per suscitare il giusto interesse.
Impaginazione
Numerosi sono gli accorgimenti da utilizzare per impaginare correttamente una e-mail:

  • Curare la punteggiatura: sostituisce la voce ed il tono. E’ necessario usare le parole in maiuscolo il meno possibile (equivale ad urlare) e solo per concetti importanti da evidenziare.
  • Spaziare gli argomenti: la chiarezza e la facilità di lettura sono componenti fondamentali di una buona e-mail. La spaziatura è un elemento visivo che conferisce struttura e rigore al testo.
  • Evitare frasi lunghe e articolate: sono confusionarie e difficilmente leggibili. Preferire i periodi brevi e concisi, meglio se non superiori a 65 caratteri.
  • Usare liste, puntate o numerate: sono lo strumento migliore per ordinare e rendere più chiari gli elenchi di informazioni.
Allegati
 L’invio di allegati deve essere oggetto di una scrupolosa attenzione. Occorre sempre:

  • Controllare l’allegato, per verificare di aver inviato quello giusto.
  • Non inviare allegati troppo pesanti, con il rischio di saturare la casella di posta del destinatario e rendere difficile la comunicazione.
  • Non inviare allegati potenzialmente pericolosi (come file eseguibili o script), spam o catene di S. Antonio.

Per quanto riguarda la dimensione degli allegati, è sempre buona norma:

  • Eseguire la compressione dei file;
  • Inviare immagini in formato ottimizzato per le comunicazioni su internet, come il JPEG.
  • Prediligere i documenti in PDF, più leggeri rispetto ai documenti in formato Word o similare.

Si consiglia, inoltre, se l’allegato contiene dati riservati, di comprimerlo proteggendolo con una password (che verrà poi comunicata su altri canali, ad esempio per telefono): in questo modo, in caso di eventuale errore nella selezione del destinatario, il ricevente non potrà leggerlo.

Operazioni finali
Prima di premere il tasto “invia” occorre:

  • Rileggere il testo, per verificare che non contenga refusi ed errori.
  • Controllare che gli allegati siano presenti e corretti.
  • Verificare che i destinatari digitati siano quelli desiderati.
  • Stabilire se si stia effettivamente utilizzando lo strumento corretto.

Quest’ultimo punto è particolarmente importante: infatti, come ben sappiamo, l’e-mail non è sempre il mezzo di comunicazione più opportuno. Non può essere usata per le condoglianze, per esempio, o per un invito formale, che richiede sempre un biglietto di invito spedito a casa del destinatario.

Mariarita.

 

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