Alcune utili indicazioni per scrivere correttamente una e-mail.
Scrivere una e-mail non è per niente semplice: la tastiera, infatti, ci permette di digitare le nostre parole molto rapidamente ma, nello stesso tempo, favorisce la proliferazione di errori e cattive abitudini.
Analizziamo, dunque, gli elementi principali da tenere in considerazione durante la scrittura di un messaggio di posta elettronica, cercando di evidenziarne eventuali criticità e possibili miglioramenti.
Destinatario |
Una e-mail deve essere inviata solo al destinatario effettivo del messaggio: è necessario, pertanto, individuare sempre con attenzione la persona a cui indirizzarla.
E’ possibile, ovviamente, anche l’invio per conoscenza, ma deve essere limitato solo ai casi necessari. Utilizzando opportunamente la barra degli indirizzi del nostro client di posta, abbiamo la possibilità di Su “A” si indica il destinatario principale del messaggio, colui che deve agire ed è responsabile della risposta. Se il destinatario è multiplo, bisogna specificare le azioni che ciascuno deve compiere, per evitare sovrapposizioni. Su “Cc” si indica il destinatario che riceve il messaggio per conoscenza, colui cioè che non deve agire ma deve solo essere informato. Su “Ccn” si indica il destinatario nascosto: questa opzione va utilizzata solo nel caso in ci siano più destinatari e si desidera che ciascuno non sia visibile agli altri. |
Oggetto |
L’oggetto spesso influisce sul desiderio di leggere una e-mail ed è un po’ come il titolo di un libro: la strategia migliore è quella di utilizzare poche parole chiare ed esplicative.
Più precisamente, l’oggetto della e-mail dovrebbe essere:
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Impaginazione |
Numerosi sono gli accorgimenti da utilizzare per impaginare correttamente una e-mail:
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Allegati |
L’invio di allegati deve essere oggetto di una scrupolosa attenzione. Occorre sempre:
Per quanto riguarda la dimensione degli allegati, è sempre buona norma:
Si consiglia, inoltre, se l’allegato contiene dati riservati, di comprimerlo proteggendolo con una password (che verrà poi comunicata su altri canali, ad esempio per telefono): in questo modo, in caso di eventuale errore nella selezione del destinatario, il ricevente non potrà leggerlo. |
Operazioni finali |
Prima di premere il tasto “invia” occorre:
Quest’ultimo punto è particolarmente importante: infatti, come ben sappiamo, l’e-mail non è sempre il mezzo di comunicazione più opportuno. Non può essere usata per le condoglianze, per esempio, o per un invito formale, che richiede sempre un biglietto di invito spedito a casa del destinatario. Mariarita.
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