Come scrivere una e-mail

E’ possibile, ovviamente, anche l’invio per conoscenza, ma deve essere limitato solo ai casi necessari.
Le catene di S.Antonio e le e-mail con liste di indirizzi chilometriche sono totalmente inutili e causano soltanto spreco di risorse.

Utilizzando opportunamente la barra degli indirizzi del nostro client di posta, abbiamo la possibilità di
distinguere diverse tipologie di destinatari, ciascuno con un ruolo diverso:

Su “A” si indica il destinatario principale del messaggio, colui che deve agire ed è responsabile della risposta.  Se il destinatario è multiplo, bisogna specificare le azioni che ciascuno deve compiere, per evitare sovrapposizioni.

Su “Cc” si indica il destinatario che riceve il messaggio per conoscenza, colui cioè che non deve agire ma deve solo essere informato.

Su “Ccn” si indica il destinatario nascosto: questa opzione va utilizzata solo nel caso in ci siano più destinatari e si desidera che ciascuno non sia visibile agli altri.

Più precisamente, l’oggetto della e-mail dovrebbe essere:

• Breve: per essere immediatamente leggibile.
• Sintetico: per descrivere in pochi caratteri il contenuto del messaggio.
• Univoco: per evitare di essere confuso con quelli di altre e-mail.
• Facilmente archiviabile: per consentire una rapida rintracciabilità.
• Accattivante: per suscitare il giusto interesse.

• Curare la punteggiatura: sostituisce la voce ed il tono. E’ necessario usare le parole in maiuscolo il meno possibile (equivale ad urlare) e solo per concetti importanti da evidenziare.
• Spaziare gli argomenti: la chiarezza e la facilità di lettura sono componenti fondamentali di una buona e-mail. La spaziatura è un elemento visivo che conferisce struttura e rigore al testo.
• Evitare frasi lunghe e articolate: sono confusionarie e difficilmente leggibili. Preferire i periodi brevi e concisi, meglio se non superiori a 65 caratteri.
• Usare liste, puntate o numerate: sono lo strumento migliore per ordinare e rendere più chiari gli elenchi di informazioni.

• Controllare l’allegato, per verificare di aver inviato quello giusto.
• Non inviare allegati troppo pesanti, con il rischio di saturare la casella di posta del destinatario e rendere difficile la comunicazione.
• Non inviare allegati potenzialmente pericolosi (come file eseguibili o script), spam o catene di S. Antonio.

Per quanto riguarda la dimensione degli allegati, è sempre buona norma:

• Eseguire la compressione dei file;
• Inviare immagini in formato ottimizzato per le comunicazioni su internet, come il JPEG.
• Prediligere i documenti in PDF, più leggeri rispetto ai documenti in formato Word o similare.

Si consiglia, inoltre, se l’allegato contiene dati riservati, di comprimerlo proteggendolo con una password (che verrà poi comunicata su altri canali, ad esempio per telefono): in questo modo, in caso di eventuale errore nella selezione del destinatario, il ricevente non potrà leggerlo.

• Rileggere il testo, per verificare che non contenga refusi ed errori.
• Controllare che gli allegati siano presenti e corretti.
• Verificare che i destinatari digitati siano quelli desiderati.
• Stabilire se si stia effettivamente utilizzando lo strumento corretto.

Quest’ultimo punto è particolarmente importante: infatti, come ben sappiamo, l’e-mail non è sempre il mezzo di comunicazione più opportuno. Non può essere usata per le condoglianze, per esempio, o per un invito formale, che richiede sempre un biglietto di invito spedito a casa del destinatario.

Mariarita.