Il telefono - Maison Galateo

Come comportarsi educatamente al telefono.

Cose da evitare

Non si telefona a nessuno prima delle 9.00 (che diventano le 10.00 nei giorni festivi) e dopo le 22.00.
Non si telefona ad ore pasti, a meno che non sia stato esplicitamente richiesto (ad esempio in un annuncio), né in prossimità delle ore pasti.
Non si chiama mai un professionista, non reperibile al cellulare, al numero privato di casa, per questioni di lavoro.
Se si è ospiti in casa d’altri, non è educato chiedere di telefonare dall’apparecchio fisso (sfruttando l’abbonamento altrui per scopi personali), ne farsi richiamare al numero dell’abitazione (per la reperibilità individuale, sono stati inventati i cellulari). Fanno eccezione, ovviamente, le emergenze.
I bambini, se ancora inesperti, non dovrebbero fare telefonate né rispondere al telefono, per non arrecare disturbo all’interlocutore.

Come telefonare

Accanto al telefono devono essere sempre presenti carta e penna, per permettere di prendere appunti.
La conversazione, a meno che non ci sia stato accordo precedente tra le due parti, deve essere il più breve possibile; sarà brevissima se:
- Si telefona in casa d’altri.
- Qualche famigliare ha bisogno del telefono o attende una telefonata.
- Il nostro interlocutore ci fa capire di non avere tempo o voglia di ascoltarci.
Le lunghe telefonate di cortesia non devono superare i trenta/quaranta minuti e vanno riservate ad orari che non intralciano le altre chiamate; devono sempre richiedere la disponibilità di entrambe le parti.
Alla persona che telefona spetta il dovere di presentarsi e di porre fine alla conversazione: una telefonata è pur sempre una violazione di domicilio.
Se la persona non si è presentata, non è educato imporre alla persona di qualificarsi con frasi come “Chi è?” oppure “Chi sta chiamando ?”.
Se la persona che ha iniziato la conversazione non chiude la telefonata in tempi ragionevoli, il ricevente acquisisce il diritto di terminarla.
La risposta più corretta a una chiamata telefonica personale è semplicemente “Pronto?“: ogni altra forma è da evitare.
La risposta telefonica deve essere sempre effettuata con gentilezza.
Se viene richiesto di parlare con una persona presente in casa, ma in quel momento occupata, evitare assolutamente di specificare la motivazione dell’impegno e limitarsi a rispondere che si verrà richiamati al più presto.
Nel caso in cui risponda al telefono una persona non gradita, è comunque sempre opportuno scambiare con lei una breve conversazione.
Colui che sbaglia numero è tenuto a scusarsi e il ricevente ad accettare le scuse rispondendo con “Non c’è di che” o altra forma di cortesia. Non si butta mai giù il telefono, né si chiede poco educatamente “Con chi parlo?”.
Nel caso in cui non si venga richiamati, a seguito di una esplicita richiesta effettuata precedente, non è lecito offendersi (la persona potrebbe essersi semplicemente dimenticata).
Al telefono mantenere sempre un tono di voce medio, evitando di bisbigliare (rendendo incomprensibile la comunicazione) o di urlare.

Avvisi di chiamata e segreteria telefonica

L’avviso di chiamata non deve essere usato in modo scortese. La prima persona che ha chiamato ha sempre la priorità, quindi occorre sospendere la chiamata solo per il tempo di comunicare alla seconda persona che sarà ricontattata e riprendere il più presto possibile la conversazione con il primo interlocutore.
I messaggi incisi dal possessore della segreteria telefonica devono essere brevi, chiari, senza musiche fastidiose di sottofondo e registrati in terza persona. Per quanto riguarda, invece, i messaggi registrati dalle persone chiamanti, vanno ascoltati giornalmente e gli interessati richiamati quanto prima.
La persona che ascolta il messaggio della segreteria telefonica è tenuta a lasciare una risposta, per rispetto nei confronti di chi ha messo a disposizione lo strumento. E’ estremamente scortese buttare giù il ricevitore prima del segnale acustico.
Il formato del messaggio lasciato in segreteria deve essere conciso ed esauriente. La forma ideale è: [Nome + Cognome + motivo della chiamata].

In ufficio

La segretaria non dovrebbe mai essere utilizzata come intermediario per telefonate personali.
Non si fanno telefonate personali al telefono fisso, sul posto di lavoro: si usa il cellulare personale ed è opportuno allontanarsi, per discrezione e per non mettere a disagio i colleghi.
Quando si risponde al telefono non si usa il “Pronto?”, ma, salutando, ci si qualifica anteponendo il nome dell’azienda.
Quando capita di contattare un amico in orari di ufficio e al numero fisso aziendale, occorre sempre essere brevi e concisi.
In assenza dell’interessato, colui che prende la telefonata, che sia la segretaria o un collega, risponde sempre con cortesia, annotando giorno, ora, nome e motivo della chiamata.
Prendendo la telefonata del capo o di un collega assente, astenersi nel modo più assoluto dal dare informazioni troppo personali sugli spostamenti del proprio collega o superiore. Sarà sufficiente la frase “In questo momento non è in ufficio, posso farla richiamare? ”.
Evitare di generare lunghe attese in compagnia di fastidiose musichette: se non si è disponibili sempre meglio farsi lasciare il numero per richiamare.
Nel caso di assenza in ufficio, è sempre più educato che l’interessato che è stato contattato da un cliente richiami personalmente, scusandosi, anziché far richiamare da una segretaria.
Una corretta telefonata di lavoro dovrà sempre essere gentile e professionale, sintetica, ma non troppo frettolosa, per dare l’impressione che si è interessati alla conversazione.
Durante la telefonata è consigliabile sospendere temporaneamente le attività in corso, per non perdere concentrazione.
Per esplicitare consenso o interesse nel corso di una telefonata, usare sempre espressioni come “Sì…”, “Certo…”, evitando nel modo più assoluto grugniti o versi gutturali poco educati.

Dal galateo del matrimonio
	Quando si riceve l’invito, è sempre necessario telefonare agli sposi il prima possibile, per fare le congratulazioni.

L’esperienza insegna.
	Nonostante sia un atteggiamento molto frequente, alzare il tono della voce, le durante comunicazioni a lunga distanza, è assolutamente inutile.