La pianificazione di un evento

Dalla scelta degli ospiti alla preparazione degli inviti.

Per la pianificazione di un evento di successo, occorre seguire le seguenti regole:

Fissare con precisione la data dell’evento (se l’evento prevede la partecipazione di persone di riguardo, queste devono essere contattate per prime, per attenersi alle loro esigenze).
Scegliere gli ospiti, cercando sempre di fare un assortimento misto di persone che, pur avendo interessi in comune, abbiano cultura ed estrazioni sociali diverse (questo per evitare situazioni di routine). E’ importante, infatti, fare in modo che l’argomento principale di discussione sia ben conosciuto da tutti gli invitati. Nel caso di coppie sposate o conviventi, sarà d’obbligo estendere l’invito ad entrambi i coniugi.
Preparare gli inviti, che possono essere telefonici, via mail, su cartoncino, a seconda del tipo di evento organizzato. Occorre sempre spiegare con chiarezza le motivazioni dell’evento, onde non dare atto ad equivoci ed evitare che l’invitato si trovi a disagio. Nel caso di contatto telefonico o via mail è opportuno sottolineare, con emotività, quanto sia gradita la presenza dell’ospite (“Da quanto tempo non ti vedo …”) evitando le frasi di circostanza tanto odiate dal galateo. Una persona è sempre tenuta a partecipare a un evento al quale è stata invitata.

L’invito formale (sempre fatto tramite biglietto scritto o stampato) deve essere effettuato in linea di massima :

Due mesi prima per il matrimonio.
Un mese prima per cena formale, compleanno o anniversario.

e deve contenere :

Data e ora precisa dell’evento.
Indirizzo preciso.
Tipo di evento e dettagli precisi sull’evento.
Nel caso di feste importanti deve essere indicato il dress code.

Un invito informale, per una cena ad esempio, può essere fatto in tempi più ravvicinati, ma preferibilmente con almeno una settimana di anticipo.

I consigli del gufetto saggio

L’orario dell’evento deve essere indicato con precisione e senza usare intervalli di tempo, altrimenti sarà impossibile stabilire quando un ospite è in ritardo. Evitare dunque frasi ambigue come “Vi aspettiamo dalle 20.30 alle 21.00” e fornire sempre un’ora ben definita (“L’evento avrà inizio alle ore 21.00“).
Non si invita mai nessuno “a mangiare“, bensì ad un evento ben definito: specificare sempre, dunque, se si tratta di un aperitivo, di un cocktail o di una cena placé.

Indicazioni per l’invito formale.

Se il biglietto di invito è stampato, il nome dell’invitato dovrebbe essere sempre scritto a mano con inchiostro nero o blu, così come l’indirizzo sulla busta.
Su un biglietto stampato deve sempre essere presente in basso a destra la sigla R.S.V.P. (“Repondez S’il Vous Plait”) o S.P.R. (“Si Prega Rispondere”), invitando le persone a rispondere.
Spedire sempre l’invito con dovuto anticipo, di solito almeno tre settimane prima (un mese è l’ideale), oppure, se possibile, consegnarlo a mano.
Sulla busta, nell’indirizzo, si omettono titoli accademici e qualifiche professionali mantenendo, facoltativamente, titoli onorifici e gradi militari.
Se l’evento che stiamo organizzando è molto speciale e i nostri ospiti hanno un’intensa attività sociale o lavorativa, possiamo far precedere l’invito con largo anticipo da un save the date, un pre-invito scritto in cui si chiede agli ospiti di non prendere impegni per una certa data. E’ facoltativo indicare i dettagli dell’evento oppure ometterli, per creare maggiore curiosità e attesa.

Dal galateo del matrimonio

I social network, come Facebook e Twitter, oppure la posta elettronica, sono un mezzo ideale per inviare un save the date e un’ottima alternativa al più classico biglietto scritto. Si possono usare anche in occasione di un evento importante come il matrimonio, omettendo però rigorosamente i dettagli: la comunicazione deve sempre avvenire ufficialmente con la partecipazione o l’annuncio.

Indicazioni per l’invito non formale.

Lo strumento di comunicazione preferibile, quando l’invito non può essere fatto di persona, è sempre il telefono. Questo perché l’SMS è troppo sintetico e la posta elettronica spesso non viene letta con regolarità. Durante la telefonata si devono sempre accettare eventuali rifiuti senza chiedere motivazioni, per non mettere a disagio la persona che stiamo invitando.
Il messaggio di invito deve essere preciso e contenere tutti i dettagli dell’evento, come per il biglietto di invito formale: se si tratta di una cena, in quale giorno e ora si svolge, se è richiesto un particolare abbigliamento, quali sono gli invitati e se è presente un eventuale ospite d’onore.
L’invito fatto per telefono (almeno una settimana prima) può essere seguito da un biglietto da visita “pro memoria” con data e ora scritte a mano e la sigla “p.m.”.

La risposta all’invito.

La risposta ad un invito è sempre obbligatoria, anche se, ad esempio, nell’invito formale manca la clausola R.S.V.P.
La risposta dovrebbe essere comunicata mediante lo stesso canale con cui è giunto l’invito (a un invito scritto si dovrebbe rispondere per iscritto), tuttavia la telefonata risulta sempre essere il metodo migliore, in quanto permette agli organizzatori di avere aggiornata in tempo reale la lista degli invitati.
L’e-mail di solito non si usa per rispondere a un invito formale, tuttavia ne è consentito l’uso se specificato nella clausola R.S.V.P. (ad esempio “R.S.V.P. paola.rossi@….“).
La risposta (che sia positiva o negativa) va data indicativamente entro due/tre giorni, per permettere ai padroni di casa di organizzare al meglio l’evento; la risposta deve sempre esprimere un sentito ringraziamento per l’invito.
In caso di invito formale (ma la regola è valida in generale), è un gesto di estrema cortesia far recapitare un mazzo di fiori, con un biglietto di scuse, nel giorno e nel luogo dell’invito.
Evitare nel modo più assoluto di tenere in sospeso i padroni di casa con frasi ambigue come “Sarò quasi certamente presente“: precisione e chiarezza sono cardini fondamentali su cui si basano le regole del galateo.
Ringraziare per essere stati invitati, e quindi confermare la propria presenza, fa sempre piacere a chi invita, soprattutto quando l’organizzazione è complessa.
Evitare di chiedere informazioni sulle persone che parteciperanno all’evento: è un comportamento poco educato e indisponente. Sarà compito della padrona di casa, in fase di invito, fornire tutti i dettagli della serata e le eventuali informazioni sugli ospiti presenti.
Mai chiedere se possiamo farci accompagnare da qualcuno, tranne nel caso in cui la padrona di casa non sia a conoscenza del nostro nuovo partner. In tal caso la richiesta deve essere fatta con estrema cortesia.
Non si partecipa mai ad un evento presentandosi a mani vuote: possono essere utili a tal proposito i suggerimenti della sezione dedicata al regalo.
Se si è partecipato all’evento, entro ventiquattro ore dalla conclusione è necessario ringraziare gli organizzatori, con un biglietto in caso di invito formale oppure con la sempre perfetta telefonata valida in tutti i contesti. Strumenti moderni come SMS ed e-mail sono ammessi dal galateo solo per gli inviti informali. Nel caso di invito formale è sempre molto elegante inviare un mazzo di fiori unitamente a un biglietto di ringraziamento.

L’esperienza insegna.

I classici del galateo sostenevano che ogni invito dovesse sempre essere ricambiato e, in particolare, nella stessa forma. Questa regola, attualmente, non è più così rigida (non tutti, del resto, possono permettersi di offrire inviti): se si ha la possibilità di ricambiare bene, in caso contrario l’importante è partecipare all’evento con gioia, portare un pensiero ai padroni di casa e ringraziarli con gentilezza per l’ospitalità.

Avvertenze di carattere generale per gli eventi tenuti in casa.

Prima di organizzare un evento in casa, è sempre necessario avvisare prima vicini con dovuto anticipo (non è sufficiente la sera prima).
E’ molto cortese invitare i vicini a partecipare all’evento, sempre che con essi ci sia confidenza e intimità.
Durante la settimana è sempre consigliabile terminare un evento entro la mezzanotte.
Evitare assolutamente la presenza di animali domestici, che potrebbero provocare danni o allergie agli invitati.
Evitare sempre di organizzare un evento se non si è nello stato d’animo o nelle condizioni di salute di ricevere.

Dal galateo del matrimonio
	Se all’annuncio o alla partecipazione è allegato l’invito, occorre rispondere il prima possibile, come il galateo insegna. Nel caso del matrimonio, la risposta tempestiva è particolarmente importante, dal momento che si tratta di un evento molto complesso e gli sposi devono avere tempo sufficiente per gestire al meglio l’organizzazione.

La pianificazione di un evento

Foto dal web

Esempi.

Invito a cena formale su cartoncino, stampato con nomi degli invitati scritti a mano. Sono presenti numerosi dettagli: indirizzo, numero di telefono cui rispondere e dress code.

Il pre-invito crea curiosità e attesa per un evento.

Invito a cena telefonico. Il messaggio è breve, ma molto dettagliato, con informazioni sui partecipanti alla cena, sulle caratteristiche informali dell’evento, sull’orario e sul tipo di cibo servito. Il giorno seguente, viene consegnato a mano a Francesca un biglietto “pro memoria”, ottenuto da un biglietto da visita di coppia, scrivendo a mano le informazioni essenziali dell’appuntamento e apponendo in basso a destra la sigla “p.m.”.

“Ciao Francesca, sarei molto felice se tu e Giorgio veniste a cena sabato prossimo. Parteciperanno mia sorella Luisa e il suo fidanzato Luca, che già conosci, e la mia amica Patrizia che avrò piacere di presentarti. Ti aspetto per l’aperitivo alla 19.30. Sarà una cena semplice, molto amichevole, prevalentemente a base di pesce.”

Invito a una festa per bambini. Sono presenti numerosi dettagli, tra cui il tipo di cibo che verrà servito, un gesto di estrema cortesia nei confronti delle mamme dei piccoli, che presentano eventuali intolleranze alimentari.

Invito a una festa per bambini in piscina. Sono presenti numerosi dettagli, tra cui il tipo di cibo che verrà servito e le indicazioni sull’abbigliamento, per non mettere a disagio i piccoli ospiti e le loro mamme.