Posta elettronica - Maison Galateo

Regole di utilizzo della posta elettronica.

La posta elettronica, a meno che non si utilizzi un programma di crittografia, viaggia in chiaro; non inserire pertanto nei messaggi argomenti di carattere riservato.
Controllare la posta ogni giorno, scaricandola e cancellandola dal server per non occupare troppo a lungo lo spazio su disco.
Inoltrando un messaggio ricevuto a terzi, non modificare mai il messaggio originale perché a seguito dell’alterazione potrebbe perdere il suo significato.
Non inviare a ulteriori destinatari e-mail appartenenti a catene di S. Antonio.
Non inviare allegati con estensioni di programmi eseguibili (.exe, .vbs, .com ecc.), anche se il proprio sistema antivirus li ha considerati innocui.
Cancellare i messaggi provenienti da indirizzi sconosciuti o anonimi: potrebbero infatti contenere virus o messaggi pubblicitari non richiesti.
Rispettare sempre il copyright delle informazioni riprodotte.
Evitare allegati di grandi dimensioni, per non rendere difficoltoso lo scaricamento al destinatario: buona norma è comprimere il documento da allegare in modo da ridurne la dimensione, accertandosi prima che il destinatario abbia il programma per aprirlo.
Non è stabilito un tempo di risposta, ma secondo le convenzioni del galateo della rete, adottate da quelli che la frequentano, è buona educazione rispondere il prima possibile.
In caso di assenza del destinatario, usare un sistema di risposta automatica per avvisare i mittenti con un messaggio.
In caso di messaggio particolarmente importante, inviare subito una breve risposta al mittente informandolo che gli si risponderà in modo esauriente il prima possibile.
Concentrarsi possibilmente su un unico argomento per messaggio.
Limitare la lunghezza delle righe a 65 caratteri e terminarle con un carriage return.
Prima dell’invio di una messaggio, verificare che il soggetto rispecchi il più possibile il contenuto della e-mail.
In uno scambio di messaggi tra due persone, evitare di mettere per conoscenza altri destinatari se non è necessario.
Durante la lettura di una e-mail usare sempre il buon senso: un messaggio di posta elettronica può essere facilmente falsificato. Anche le segnalazioni su virus in circolazione possono essere fasulle: in questo caso sono dette hoax (letteralmente bufala, scherzo). Il loro obiettivo consiste nel far cancellare dalla memoria di un computer un elemento invece utile, descrivendolo come dannoso per il sistema.
Utilizzare sia maiuscole che minuscole: un testo scritto in sole lettere maiuscole equivale ad urlare.
Per dare evidenza a una parola o a una frase, la forma più corretta è scriverla tra due asterischi (es: *importante!*). Il carattere sottolineato o il grassetto non dovrebbero essere utilizzati per e-mail internazionali, perché potrebbero arrivare a destinazione completamente trasformate.
Usare correttamente i simboli per enfatizzare e gli smiley o emoticon. Avendo a disposizione solo parole scritte, è a volte difficile dosare l’ironia o capire l’umorismo: gli emoticon forniscono un grosso aiuto.
Ricordare che i destinatari dei messaggi di posta elettronica possono trovarsi in luoghi diversi del mondo, soggetti a differenti fusi orari; occorre pertanto dare ad essi il tempo di svegliarsi e raggiungere il posto di lavoro per la lettura dei medesimi.
Chiudere sempre il messaggio includendo la propria firma e le informazioni di contatto, preferibilmente non dimenticando indirizzo e numero di telefono.
Attenzione al campo “Cc:” (copia conoscenza) della posta elettronica: permette di inviare, in una volta sola, un messaggio a più destinatari. In tal modo gli indirizzi di tutti vengono messi a conoscenza di tutti e ciascuno può sapere chi è al corrente della missiva. Non è l’ideale per comunicazioni riservate, dove è preferibile usare il campo “Ccn:” (copia conoscenza nascosta), in modo che nessuno dei destinatari venga a conoscenza degli indirizzi degli altri.
Attenzione a non utilizzare involontariamente il tasto “rispondi a tutti“, per evitare di trasmettere a tutto il gruppo commenti magari riservati.
Assolutamente vietato usare la posta elettronica per fare le condoglianze.
E’ di cattivo gusto un messaggio con gli auguri di Natale inviato per posta elettronica a cinquanta e più destinatari.

Dal galateo del matrimonio

Se i nostri ospiti hanno un’intensa attività sociale o lavorativa, possiamo far precedere l’invio delle partecipazioni, con largo anticipo, da un save the date, un pre-invito via e-mail in cui si chiede agli ospiti di non prendere impegni per una certa data. E’ necessario omettere i dettagli dell’evento, perché l’invito ad un matrimonio deve avvenire rigorosamente tramite annuncio o partecipazione.
E’ assolutamente vietato inviare partecipazioni o inviti per posta elettronica: il matrimonio è un evento formale, pertanto prevede che la comunicazione sia fatta con biglietto scritto.

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